KARTU UTANG

Kartu Utang

Pengertian Piutang

Piutang merupakan suatu hak, tuntutan, klaim, atau tagihan terhadap perusahaan atau badan usaha atau seseorang kepada pihak ketiga yang diakibatkan karena adanya suatu kejadian. Piutang suatu perusahaan dapat terjadi karena bermacam-macam transaksi, tetapi umumnya terjadi sebagai akibat transaksi penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit (on account). 

Piutang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a.         Piutang yang terjadi  karena transaksi penjualan barang atau jasa secara kredit, biasanya disebut dengan “Piutang Dagang” (Trade Receivable). Piutang dagang dibedakan menjadi 2, yaitu sebagai berikut :

1.      Piutang dagang yang tidak didukung dengan bukti formal dalam bentuk perjanjian tertulis disebut dengan “Piutang Usaha” (Account Receivable).

2.      Piutang dagang yang didukung dengan bukti formal berupa surat wesel atau promes disebut dengan “Piutang Wesel” atau “Wesel Tagih” (Notes Receivable).

b.        Piutang yang terjadi bukan karena penjualan barang atau jasa (piutang non dagang). Piutang ini terjadi karena :

1.      Penjualan surat berharga secara kredit

2.      Pinjaman yang diberikan kepada orang atau pihak lain

3.      Uang muka kontrak pembelian

4.      Bunga yang harus diterima pada akhir periode

5.      Sewa yang harus diterima pada akhir periode

Dari kelima akibat tersebut dikelompokkan pada piutang yang sering diinformasikan dalam Neraca sebagai piutang lain-lain.

Piutang dagang adalah tagihan perusahaan/ perseorangan/badan usaha barang atau jasa secara kredit yang tidak disertai dengan surat perjanjian formal, melainkan atas dasar kepercayaan dan kebijakan perusahaan/badan. Dimana dalam penjualan telah ditetapkan syarat pembayarannya kepada penjual, misalnya 2/10, n/30 ini berarti bahwa penjualan akan diterima pelunasan dalam tempo maksimal 10 hari dari tanggal kejadian akan diberikan potongan oleh si penjual sebesar 2% dari harga jual, tapi kalau diterimakan dalam tempo 30 hari/11 hari ke atas tidak diberikan potongan oleh si penjual, piutang dagang umumnya diakibatkan karena penjualan barang dagangan secara kredit, mungkin juga syarat pembayaran 2/5 – n/45, 3/10 – 11/75, 3/15 – n/60, dan sebagainya.

Unit Organisasi yang Terlibat dalam Pengelolaan Piutang

Unit organisasi (bagian) yang terlibat dalam aktivitas pengelolaan piutang pada perusahaan yang telah memiliki standar prosedur operasional, terdiri atas bagian-bagian berikut :

a.    Bagian sekretariat, berfungsi sebagai penerima cek dan surat pemberitahuan dari debitur apabila debitur membayar melalui pengiriman cek. Menerima memo kreedit dari bank, dalam hal debitur membayar melalui transfer dana ke rekening perusahaan di bank.

b.   Bagian kasa, melaksanakan fungsi penerimaan cek atau uang tunai dari debitur sebagai penerimaan piutang melalui bagian secretariat, atau melalui kolektor (di bagian penagihan) dalam hal debitur membayar melalui kolektor.

c.     Bagian piutang berada di bawah Departemen Akuntansi, berfungsi sebagai pencatat mutasi piutang dalam kartu piutang, pembuat surat pernyataan piutang, dan laporan (daftar) posisi piutang pada setiap debitur.

d.     Bagian penagihan berada di bawah Departemen Keuangan, melaksanakan fungsi pembuatan dan pendistribusian faktur penjualan kepada pihak-pihak terkait serta penagihan piutang.

e.      Bagian jurnal dan Buku Besar, berfungsi sebagai pencatat mutasi piutang secara kolektif dalam Buku Junal yang terkait dan Buku Besar untuk kepentingan pembuatan laporan keuangan.

Peralatan dan Perlengkapan yang Diperlukan dalam Pengelolaan Piutang

Dalam perusahaan yang menyelenggarakan akuntansi manual, peralatan, dan perlengkapan yang diperlukan dalam pengelolaan piutang, antara lain sebagai berikut :

a.         Buku jurnal penjualan sebagai tempat mencatat terjadinya piutang.

Contoh jurnal khusus penjualan

Tgl	No.Bukti	Dijual kepada		Keterangan	Saldo
		Nama	Alamat

b.        Buku jurnal penerimaan kas untuk mencatat transaksi penerimaan piutang

Contoh jurnal khusus penerimaan kas

 

Tgl	No. Bukti	Keterangan	Debet		Kredit
			Kas	Pot	Penjualan	Piutang	SerbaSerbi	R	Jumlah

c.     Buku jurnal umum untuk mencatat transaksi penghapusan piutang dan penjualan retur

Contoh jurnal umum

Tgl	Perkiraan	R	Jumlah
			Debet	Kredit

d.        Kartu piutang sebagai tempat mencatat mutasi piutang pada setiap debitur.

Contoh Kartu Piutang

KARTU PIUTANG
No. Rekening Nama Alamat		: : :
Tgl	Keterangan	Syarat	R	Mutasi		D/K	Saldo
				Debet	Kredit

e.         Formulir daftar saldo piutang untuk pembuatan laporan saldo piutang.

Contoh daftar saldo piutang

No.	Debitor			Jumlah
	Nama	Alamat	Jatuh Tempo

f.        Formulir daftar usia piutang untuk pembuatan laporan mengenai status kredit setiap debitur.

Contoh daftar usia piutang

No. Rek	Nama	Saldo Piutang	Belum Jatuh Tempo	Lewat Jatuh Tempo (dalam hari)
				<30	31-60	61-90	91-180	181-365	>365

g.         Formulir surat penagihan untuk pembuatan surat penagihan piutang yang telah jatuh tempo.

          Contoh formulir penagihan piutang

PT. PERSADA 10 Oktober 2012 Kepada Yth. PD. SARIJAYA Jl. Sakura Indah No. 223 Jakarta Dengan hormat, Sesuai dengan pernyataan piutang yang kami kirimkan kepada saudara tanggal 1 Oktober 2012, perlu kami beritahukan kembali bahwa piutang kami kepada saudara yang telah jatuh tempo pembayarannya berjumlah Rp 15.750.000,00 dengan rincian sebagai berikut : 1.        Faktur No. 324 sebesar Rp 10.000.000,00 jatuh tempo tanggal 3 Oktober 2012. 2.        Faktur No. 331 sebesar Rp 5.750.000,00 jatuh tempo tanggal 6 Oktober 2012. Keterlambatan pembayaran mungkin akibat kekeliruan. Jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami. Walaupun demikian, kami harap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera kami terima. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih. Kepala Bagian Keuangan (……………………….)

 

h.         Formulir surat pernyataan piutang untuk konfirmasi saldo piutang pada setiap debitur.

  Contoh konfirmasi saldo piutang

Kepada Tn. Jono                                                                Surakarta, 1 Agustus 2012 Jl. Katamso No. 35, Di Solo Dengan hormat, Menurut catatan kami, saldo piutang kami kepada Saudara sampai tanggal 30 Juli 2012 adalah sebesar Rp 10.000.000,00. Apabila saldo tersebut tidak cocok dengan catatan Saudara, gunakan blangko untuk menjelaskan kepada kami mengenai ketidakcocokan dari catatan kami. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terimakasih. Perusahaan dagang JAYA GUNA                                                                                Kepala Bagian Akuntansi                                                                               (……………….……….)