DOKUMEN TRANSAKSI

Dokumen Transaksi

1.        Definisi Dokumen Transaksi

Transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang dimiliki baik itu bertambah ataupun berkurang atau bisa juga dapat mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi yang disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dengan Dokumen Transaksi.

2.        Macam – macam Dokumen Transaksi

Dokumen transaksi merupakan suatu bukti-bukti yang mendukung adanya transaksi keuangan perusahaan dengan pihak ekstern. Adapun macam-macam dokumen transaksi tersebut sebagai berikut :

a.         Kuitansi

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Oleh karena itu kuitansi dibuat dan ditandangani oleh pihak yang menerima unag dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. 

b.         Cek

Cek merupakan suatu perintah bank, dari orang yang menandatanginya untuk membayarkan sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya disebut dalam cek.

c.         Bilyet Giro

Bilyet giro merupakan surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan, untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.

  

d.        Faktur

Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang yang dijual.

e.         Nota Kontan

Nota kontan digunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan yang diperlukan secara tunai.

  

f.          Nota Debit/Kredit

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual atau bukti persetujuan dari pihak penjual atau permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang, karena ada sebagian barang yang rusak atau tidak sesuai pemesanan.

g.             Bukti Memo

Bukti memo adalah bukti transaksi intern, berupa memo dari pejabat tertentu atau pemimpin perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan.

3.        Menentukan Kebenaran Perhitungan

Sebelum melakukan pencatatan dan menentukan kebenaran perhitungan ke dalam jurnal, pertama kali dilakukan analisis terhadap bukti transaksi yang ada. Ini bertujuan untuk menentukan akun-akun yang terpengaruh dari adanya bukti transaksi tersebut.

Bukti transaksi perusahaan secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1.         Bukti Intern

Adalah bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan lembar kedua (copy), sementara lembar satu (asli) diserahkan kepada pihak luar yang terkait.

2.         Bukti Ekstern

Adalah bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.

4.        Pengertian Verifikasi Dokumen Transaksi

Verifikasi adalah salah satu teori yang mengatakan bahwa pengalaman merupakan salah satunya sumber pengetahuan dan analisa logis dan dapat dilakukan dengan mneggunakan metode untuk memecahkan masalah melalui metode verifikasi.

Verifikasi dokumen transaksi merupakan suatu prosedur untuk menentukan apakah dokumen transaksi tersebut valid atau tidak. Pendekatan untuk mengevaluasi validitas dokumen transaksi tergantung pada tataran dokumen yang diverifikasi.

5.        Pelaksanaan Verifikasi

Memverifikasi sebuah data atau dokumen transaksi sangat penting karena dapat membantu kita untuk mngetahui letak kesalahan maupun kekeliruan dalam penyajian dokumen transaksi. Untuk mendapatkan hasil verifikasi yang sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan, ada beberapa langkah untuk melaksanakan verifikasi, diantaranya sebagai berikut :

a.         Verifikasi Ketersediaan Dana

Dengan mengecek pengeluaran dengan dana tersedia dalam DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran)

b.         Verifikasi Ketepatan Tujuan

Dengan mengecek kesesuaian tujuan pengeluaran dalam dokumen dengan yang tercantum dalam DIPA

c.         Verifikasi Kebenaran Pembebanan Anggaran

Dengan mengecek pembebanan anggaran dalam dokumen pengeluaran apakah sesuai dengan DIPA

d.        Verifikasi Kebenaran Tagihan

Melalui pengecekan atas kebenaran pengisian, perhitungan dan prosedur pengadaan barang atau jasa dari dokumen pengeluaran

e.         Verifikasi Kelengkapan Bukti Pengeluaran

Melalui pengecekan kelengkapan dokumen bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya dalam SPP (Surat Perintah Pembayaran) untuk menerbitkan SPM (Surat Perintah Membayar) maupun kelengkapan pendukung SPM  yang akan disampaikan ke KKPN (Kantor Pelayanan Perbenaharaan Negara) untuk penerbitan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) dari KKPN

f.          Verifikasi Nilai Transaksi

Dengan melakukan verifikasi terhadap nilai transaksi salah satu langkah yang penting untuk meyakini apakah ada faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi nilai transaksi yang diberitahukan dengan mentraksir dari permulaan negosiasi pada penjualan barang impor.

6.        Memproses Dokumen Transaksi

Memproses suatu dokumen langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan pemeriksaan terhadap bukti-bukti dokumen transaksi yang ada. Pemeriksaan terhadap bukti-bukti transaksi merupakan salah satu cara untuk membuktikan kakurata dan keabsahan dokumen transaksi.

Sebelum dilakukan pemeriksaan dokumen dapat dikategorikan sebagai berikut :

-        Dokumen yang terkait dengan usaha

Contoh dokumen antara lain : kontrak pembelian, kotrak penjuala, kontrak bantuan teknik, kontrak komisi dan korespondensi.

-          Dokumen yang terkait dengan akuntansi

Contoh dokumen antara lain : pembukuan, rekening Koran

Pemeriksaan terahadap dokumen transaksi tidak hanya sekedar melakukan pemeriksaan melainkan mempunyai alasan penting mengapa perlu dilakukannya pemeriksaan dokumen transaksi. Ada dua alasan penting dilakukannya pemeriksaan dokumen, diantaranya sebagai berikut : 
1.    Merupakan alat pemeriksaan yang utama
    Pemeriksaan dokumen berbeda dengan prosedur audit yang lain, misalnya pemeriksaan   menyeluruh atau pemeriksaan fisik barang, dalam hal pencapaian tujuan audit lapangan. 
2.    Efektifitas pemeriksaan
   Pemeriksaan dokumen sangat efektif untuk mengetahui transaksi impor barang yang sebenarnya, terutama untuk mengetahui biaya yang sebenarnya yang dikeluarkan dalam proses perolehan barang.